Як оформити довіреність знаходячись за кордоном?

У зв’язку із військовою агресією російської федерації проти України, багато українців було вимушено покинути свої домівки та виїхати за кордон. Однак, в певний момент часу, у таких осіб може гостро постати проблема щодо розпоряджання своїм майном, яке залишилось у них на Батьківщині.

Чинним законодавством України передбачено випадки обовʼязкового посвідчення правочину нотаріусами, в перелік яких включається і довіреність.

Відповідно до ст. 244 Цивільного кодексу України, довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин.

З огляду на те, що правочини, які спрямовані на відчуження нерухомого майна та, у передбачених законом випадках рухомого майна, укладаються у письмовій формі з нотаріальним посвідченням, то і сама довіреність повинна бути укладена в письмовій формі із посвідченням нотаріуса.

Зазвичай особам, яким необхідно укласти довіреність на відчуження майна із нотаріальним посвідченням звертаються до нотаріусів в Україні. Однак, станом на сьогодні, у багатьох громадян України немає фізичної можливості звернутись до нотаріусів в Україні. Тому, зʼявляється необхідність шукати альтернативні варіанти за кордоном.

Так, станом на сьогодні є 2 способи оформлення довіреності для осіб, які знаходяться за кордоном: через дипломатичні представництва та консульства України в іноземних державах та шляхом звернення до місцевого нотаріуса.      

При оформленні довіреності через дипломатичні представництва чи консульства варто звернути увагу на те, що тут є 2 варіанти: 1) заповнення шаблону довіреності, який розміщений на офіційному веб-сайті кожного консульства чи представництва; 2) звернення до консулів із готовим тексту довіреності, складеною нотаріусами в Україні.

За першого варіанту необхідно заповнити текст довіреності, шаблон якої знаходиться на офіційному-веб сайті Міністерства закордонних справ України. Разом із поданням тексту довіреності особі необхідно подати пакет документів, а саме: копії паспорту громадянина України та РНОКПП довірителя; копію паспорту громадянина України повіреного та копію РНОКПП повіреного; копію платіжного доручення про сплату консульського збору за вчинення таких нотаріальних дій. Крім того, у разі оформлення так званої майнової довіреності необхідно подати копії документів, які посвідчуються право власності на таке майно.

Після зібрання всього необхідного пакету документів їх потрібно подати в електронному вигляді шляхом направлення до відповідного консульства України в іноземній державі та датою запланованого вчинення дії згідно з даними попереднього запису.

Варто наголосити на тому, що вже по прибуттю до консульства із собою необхідно мати проект довіреності фізично та на електронному носії, а також оригінали та копії документів, які посвідчують особу довірителя та повіреного та оригінали та копії документів, які засвідчують право власності на майно, з приводу якого Ви оформляєте довіреність.

За другого варіанту, необхідно звернутись до дипломатичного представництва чи консульства України в іноземній державі із заявою з проханням посвідчити текст довіреності.

В такому випадку, необхідно звернутись до нотаріуса за складанням проекту тексту довіреності та, в подальшому, звернутись до консульства України в іноземній державі із заявою про посвідчення підпису на довіреності. До даної заяви одночасно необхідно долучити заяву про посвідчення підпису на заяві про внесення довіреності в Єдиний реєстр довіреностей паспорта громадянина України для виїзду за кордон заявника (копії лише першої сторінки); візи чи іншого документа заявника, що підтверджує його легальне перебування на території іноземної держави. Також, обовʼязково необхідно подати паспорт громадянина України довірителя та копію РНОКПП довірителя; паспорт громадянина України повіреного та копію РНОКПП повіреного та сам проект довіреності.

Подання документів для посвідчення довіреності здійснюється виключно за попередньою реєстрацією у електронній черзі для здійснення консульських дій та сплати консульського збору за оформлення довіреності здійснюється у день подачі документів до консульської установи.

Також, наголошуємо на тому, що відповідно до вимог Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 № 111/5, обов’язковій реєстрації у Єдиному реєстрі підлягають довіреності (у тому числі їх дублікати), посвідчені в нотаріальному порядку, та довіреності, прирівнювані до нотаріально посвідчених, а також відомості про припинення їх дії.

Тобто, у разі оформлення довіреності шляхом звернення до дипломатичного представництва чи консульства України, така довіреність підлягає реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей. Тільки після її внесення у даний реєстр, вона набирає так званої “чинності” і нею можна офіційно користуватись.

У разі неможливості подачі заяви на реєстрацію довіреності безпосередньо довірителем справжність підпису довірителя на такій заяві повинен бути засвідчений підписом та печаткою особи, яка посвідчила довіреність. В цьому випадку – консульствами (дипломатичними представництвами) України за кордоном.

Другим способом оформлення довіреностей за кордоном є її оформлення у місцевого нотаріуса, який також поділяється на два варіанти: засвідчення підпису під текстом довіреності та складання довіреності мовою країни, в якій перебуває особа.

За першого варіанту, особа, яка бажає оформити довіреність звертається до іноземного нотаріуса із текстом довіреності, складеного українською мовою. В такому випадку, довіритель проставляє свій підпис у присутності нотаріуса. В той час, як основне завдання місцевого нотаріуса полягає лише у засвідченні справжності підпису особи, однак не самого тексту, а тому необхідно пройти ще процедуру апостилювання довіреності, яка буде підтверджувати наявність повноважень у іноземного нотаріуса на вчинення нотаріальних дій.

Другий варіант оформлення довіреності у іноземного нотаріуса полягає у складанні довіреності місцевим нотаріусом.

В даному випадку, особа має можливість оформити довіреність іноземною мовою, порядок складання якої врегульовано законодавством відповідної іноземної держави.

В Україні залишиться нотаріально перекласти довіреність. Однак, варто звернути увагу на те, що правильність перекладу тексту довіреності необхідно буде засвідчити у нотаріуса в Україні. Після здійснення перекладу довіреності, знову ж таки, необхідно буде апостилювати і, тільки після цього, вона набуває “чинності”.

Що ж до проставлення апостилю.

Проходження даної процедури є обовʼязковим, позаяк тільки після проставлення апостилю необхідний документ набирає чинності та може бути використаний на території іншої держави. За загальним правилом, апостиль проставляє та країна, в якій була видана така довіреність. Однак із вказаного правила є виняток.

Зокрема, у разі якщо між Україною та відповідною іноземною державою підписано двосторонній договір про надання правової допомоги, який виключає вимогу про проставлення апостилю, то, відповідно, апостилювати його і не потрібно. Тим не менш, обовʼязок здійснити переклад тексту довіреності та засвідчити його правильність у нотаріуса залишається.

Додатково звертаємо увагу на те, що довіреність, складена та посвідчена іноземним нотаріусом не обовʼязково повинна бути внесена в Єдиний реєстр довіреностей, позаяк, відповідно до п. 7 гл. 4 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України саме посвідчені нотаріусами України довіреності, а також передоручення за ними, припинення їх дії підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей у порядку, встановленому Положенням про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 року №111/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.12.2006 р. за №1378/13252. Враховуючи те, що Порядок регулює процедуру вчинення нотаріальних дій саме нотаріусами України, його положення не стосуються нотаріусів іноземних держав. Довіреності, які посвідчуються нотаріусами іноземної держави посвідчуються за законодавством іноземної держави. Законодавством України не передбачено обов’язку та можливості реєстрації таких довіреностей у Єдиному реєстрі довіреностей України.

Підсумовуючи, все вищесказане, існує два основні способи оформлення довіреностей: через дипломатичні представництва/консульства України або у місцевого нотаріуса.

При оформленні через консульство немає потреби в перекладі та апостилі, довіреність оформлюється українською мовою. Необхідно подати пакет документів та сплатити консульський збір. Довіреності, оформлені консульствами, підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей України.

Оформлення у місцевого нотаріуса може бути двома шляхами: засвідчення підпису на довіреності, складеній українською, або складання довіреності місцевою мовою. Для довіреностей, складених місцевим нотаріусом, потрібно проставити апостиль та здійснити нотаріальний переклад на українську мову. Довіреності, оформлені іноземними нотаріусами, не підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей України.

Юрист Адвокатського об’єднання Кравець і партнери

Марія Країло