IT рішення для успішної віддаленої роботи юриста

Деякі юристи і до початку пандемії, не маючи офісного приміщення, успішно здійснювали професійну діяльність. Це дещо обнадійливий факт для тих, хто звик працювати лише в офісі і не знає як організувати свою роботу з дому. Так, пандемія зрівняла офісних та вільних від робочого місця юристів, тепер усі ми працюємо у переважній більшості часу у власному помешканні.

Питання номер один для тих, кому новий спосіб роботи незвичний – як не втратити результативності, як навчитися бути ефективним вдома, де немає співробітників, з якими можна порадитися, наживо подискутувати чи обговорити актуальну тему і де технічні можливості здаються обмеженими.

Давайте будемо відвертими, мало хто з юристів володіє достатнім рівнем знань у сфері інформаційних технологій, хоча в час інформаційного прогресу це безумовно пішло б на користь. Тому, маю надію, що ця стаття стане для декого з моїх колег корисною.

Основні інструменти

Для початку давайте проконстатуємо що два основні інструменти для юриста – це комп’ютер з необхідним програмним забезпеченням та смартфон. Без цього ефективно працювати з дому в наш час не вийде. При цьому, передбачається що на комп’ютері інстальовано як мінімум програмний пакет MS Office. Тому, в першу чергу слід подбати про наявність цього обладнання.

Сергій Бабенко

Нажаль, ще дуже багато документообігу відбувається шляхом пересилання роздрукованих документів засобами поштового зв’язку. Тому, на другому місці серед необхідного обладнання – принтер, сканер, копіювальний апарат, або один БФП – багатофункціональний пристрій, який об’єднує все це в одному. Тут є два варіанти – або потурбуватися про наявність такої техніки вдома, або все ж таки раз у кілька днів доведеться їздити до офісу, щоб отримати можливість, нею там скористатися. При цьому, другий варіант за певних умов також непоганий.

Віддалений доступ

Друге про що слід потурбуватися – це налагодження віддаленого зв’язку з офісним комп’ютером чи сервером, базою документів та CRM системою, якщо така є. По суті, після налагодження віддаленого зв’язку, ви зможете користуватися всіма можливостями офісного комп’ютера, до яких звикли. Більшість юристів працюють в операційній системі Windows, яка вже має відповідні програмні інструменти, необхідності встановлення окремого програмного забезпечення немає. Але тут без варіантів, для налаштування віддаленого зв’язку доведеться звернутися до системного адміністратора чи до відповідного спеціаліста.

Після цього ви також отримаєте можливість продовжити користуватися платними програмними продуктами, якщо ви такими користувалися на офісному комп’ютері. До прикладу, це CRM система, «Ліга-закон», «Закон онлайн», Youcontrol та багато інших корисних програм. 

Комунікація

Більшість програм, які я раджу використовувати для організації роботи юриста є багатоплатформенними, тобто доступними одночасно для усіх популярних операційних систем.

Для того, щоб бути завжди на зв’язку з колегами та клієнтами, варто і на комп’ютер, і на смартфон інсталювати всі популярні месенджери, такі як WhatsApp, Telegram, Viber, Messenger і навіть Instagram. Це мінімальний набір, до якого я не включаю екстразахищені месенджери на кшталт Wire чи Signal, які є особливо актуальними для адвокатів, з огляду на те, що адвокати є розпорядниками адвокатської таємниці та несуть персональну відповідальність за збереження її конфіденційності. Наявність кількох месенджерів виправдовується тим, що різні люди використовують різні програми, а для юриста важливо бути готовим використовувати ту програму, до якої звик клієнт.

Перехід в режим карантину значно обмежив можливості для зустрічі юриста з клієнтом, зокрема для надання консультацій чи здійснення переговорів. Погодьтеся, переписка у месенджерах нечасто може замінити зустріч з клієнтом. У цьому випадку на допомогу приходять відеоконференції. Тому, обов’язковою є також наявність Skype.

Ще одним додатком для спілкування онлайн з функцією відео чату є Zoom. Його популярність за час пандемії різко зросла і варто сказати, що таке зростання не є безпідставним, він дійсно є зручним для відео зустрічей, вебінарів, лекцій тощо.

А для обміну електронними файлами зручно використовувати електронну скриньку, оскільки файли на електронній скринці зберігаються практично вічно, не погіршуються у якості та не переіменовуються при пересиланні і до того ж, можуть бути у будь-який момент збережені на фізичний пристрій (навіть через кілька років), чи терміново переглянуті за допомогою смартфону у будь-якому місці, де є доступ до інтернету.

Для обміну великими об’ємами даних зручно використовувати безкоштовні веб файлообмінники, наприклад dropmefiles.com чи будь-який інший. Обов’язково при цьому слід шифрувати надійним паролем інформацію, яка передається.

Дуже зручні також такі файлообмінники, як до прикладу, Dropbox, One Drive чи Google Drive. За їх допомогою можна мати власну базу документів одночасно на всіх пристроях, у тому числі офлайн. Іноді це буває дуже зручно і позбавляє, наприклад, необхідності використання карт пам’яті, а також полегшує обмін документами між комп’ютерами та смартфоном.

Планування та організація роботи

Для планування та організації роботи є дуже багато програмних рішень, однак я рекомендую до використання Trello. Це дуже зручне, приємне у користуванні та безкоштовне рішення, яке є доступним для будь-якого пристрою, у тому числі через веб інтерфейс. За допомогою Trello можна керувати кількома проектами, детально планувати робочі процеси по кожному з них, вести облік майбутніх завдань, створювати короткострокові списки щоденних завдань та багато чого іншого. Для організації роботи з кількома проектами схожий додаток є обов’зковим для кожного юриста, тому у випадку якщо ви не застосовуєте аналогів, наполегливо раджу звернути на нього увагу.

Так само, на мій погляд, не менш важливо інсталювати на смартфон додаток, який вчасно нагадає про певну подую чи дедлайн. Вибір таких додатків зараз дуже широкий. Особисто я після тестування багатьох із них, зупинився на BZ Reminder. Але, звичайно, можна використовувати Google Keep чи навіть звичайний календар.

Для планування подій які мають відбутися у визначений час і ведення записів про майбутні судові засідання дуже зручно використовувати Google календар. Якщо його функціоналу не вистачає, можна звернути увагу, наприклад, на Business Calendar для смартфону, за користування яким доведеться сплатити незначну суму коштів.

Судові засідання

Тема участі у судових засіданнях після введення режиму карантину стала болючою. Держава вже багато років імітує бурхливу діяльність по запровадженню електронного суду і полегшення доступу до діяльності судових органів за допомогою інформаційних технологій, але результат поки відсутній.

Так, вже анонсована можливість участі у відеозасіданнях за допомогою системи відеоконференцзв’язку EasyCon, але вона залишається нереалізованою. Варто сказати, що останні редакції процесуальних кодексів передбачають проведення дистанційних відеозасідань, але на практиці майже завжди суди виявляються неготовими до цього.

Але вже є випадки проведення судових засідань за допомогою згаданого вище програмного забезпечення Zoom. Так, наприклад, 8 квітня колегія суддів Сьомого адміністративного суду провела два засідання у режимі відеоконференцзв’язку із використанням даної програми. Детальніше про це можна почитати на офіційному сайті суду (court.gov.ua/press/interview/923067/). Треба зауважити, що при проведенні судового засідання у такому форматі важливою є ідентифікація особи, яка приймає участь у відеозасіданні. Це відбувається шляхом відправки на електронну адресу суду документів, що підтверджують особу, які мають бути підписані електронним цифровим підписом.

Як бачимо, ситуація не настільки критична, як могло здатися спочатку, адже наведені вище ІТ рішення можуть зробити роботу юриста в умовах пандемії продуктивною і, що не менш важливо, комфортною. Варто лише розібратися у доступному програмному забезпеченні та обрати пропозиції, які відповідають особистим потребам та забаганкам. Я переконаний, що після завершення карантину багато юристів здобудуть нові навички віддаленої роботи, які у майбутньому обов’язково стануть корисними, враховуючи динаміку розвитку інформаційних технологій та їх інтеграцію в юридичне життя.

Сергій Бабенко

Адвокат АО Кравець і партнери для ЮРИСТ&ЗАКОН.